Cómo hacer una factura: qué tiene que llevar y en qué plazo

Una factura no necesita un formato especial ni un programa concreto: necesita llevar todos los datos que exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Si falta alguno, no es una factura completa a efectos del IVA, y tu cliente podría tener problemas para deducirse el impuesto.

Los datos obligatorios

Según el artículo 6 del Reglamento, toda factura completa tiene que incluir:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie es correlativa: 2026-001, 2026-002…
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos o razón social completa de quien factura y del cliente.
4. NIF de quien factura. El del cliente es obligatorio, entre otros casos, cuando la operación se realiza en España y tú estás establecido aquí.
5. Domicilio de quien factura y del cliente.
6. Descripción de la operación, con los datos necesarios para calcular la base imponible: precio unitario sin impuestos y cualquier descuento que no esté incluido en él.
7. Tipo o tipos de IVA aplicados.
8. Cuota de IVA, por separado.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición (o la del cobro anticipado).
10. Si la operación está exenta, la referencia al artículo de la Ley del IVA o de la Directiva europea, o la indicación de que está exenta.

Algunas situaciones exigen además una mención expresa en la factura, como «inversión del sujeto pasivo», «régimen especial del criterio de caja» o «facturación por el destinatario».

Si en una misma factura hay operaciones con distintos tipos de IVA, o exentas y no exentas, hay que separar la base de cada una.

Un ejemplo

Así quedaría una factura sencilla de una traductora que trabaja para una empresa. Es un ejemplo con datos ficticios.

La retención solo aparece cuando corresponde: actividad profesional y cliente empresa o profesional. Lo explicamos en retención de IRPF en facturas.

Calcula los importes de tu factura

Cuándo puedes hacer una factura simplificada

La factura simplificada (lo que solemos llamar tique) lleva menos datos. Puedes emitirla:

• Si el importe no supera 400 €, con IVA incluido.
• Si es una factura rectificativa.
• Si no supera 3.000 €, IVA incluido, en actividades como las ventas al por menor a consumidores, la hostelería y la restauración, la peluquería y los institutos de belleza, el transporte de personas, los aparcamientos, las tintorerías o las ventas y servicios a domicilio del consumidor.

No se puede usar, entre otros casos, en las entregas de bienes a otro Estado de la Unión Europea.

En qué plazo tienes que emitirla

• Regla general: en el momento de hacer la operación.
• Si el cliente es una empresa o un profesional: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Por ejemplo, un trabajo terminado el 10 de octubre puede facturarse hasta el 15 de noviembre.

Numeración y series

Puedes usar varias series si hay motivos, por ejemplo si tienes varios establecimientos o haces operaciones de distinta naturaleza. Algunas facturas tienen que ir siempre en una serie propia, como las rectificativas o las que emite el cliente en tu nombre.

Cuánto tiempo tienes que guardarlas

El Reglamento obliga a conservar las facturas emitidas y recibidas durante el plazo que fija la Ley General Tributaria. El plazo de prescripción general es de cuatro años, y la obligación puede durar más si una factura justifica datos que afectan a años posteriores. Guárdalas de forma que se puedan leer y comprobar sin demora; en papel o en formato electrónico.

Moneda e idioma

Puedes facturar en cualquier moneda, siempre que la cuota de IVA aparezca en euros. Y en cualquier idioma, aunque Hacienda puede pedirte una traducción al castellano o a otra lengua oficial si comprueba tus facturas.

Lo que cambia con Verifactu

Desde 2027, si facturas con un programa informático, tus facturas tendrán que llevar además un código QR y, según la modalidad, la frase «VERI*FACTU». El resto de datos no cambia. Lo explicamos con los plazos en Verifactu.